E-doręczenia to nowoczesny system umożliwiający bezpieczne i formalne przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną. Wprowadzenie tej usługi ma na celu zrewolucjonizowanie sposobu komunikacji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami, a także osobami fizycznymi. System ten jest zgodny z wymogami unijnymi dotyczącymi cyfryzacji i ma zapewnić większą transparentność, szybkość oraz bezpieczeństwo korespondencji. W artykule wyjaśniamy, czym są e-doręczenia, kto ma obowiązek ich stosowania oraz jakie korzyści płyną z wdrożenia tej technologii.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to system cyfrowej komunikacji umożliwiający formalne przesyłanie dokumentów, które mają moc równą tradycyjnej przesyłce poleconej z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu dokumenty wysłane w formie elektronicznej są uznawane za dostarczone w sposób zgodny z przepisami prawa, a data ich doręczenia jest formalnie rejestrowana.
Podstawą prawną funkcjonowania e-doręczeń w Polsce jest ustawa z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Usługa ta jest elementem szerszej strategii cyfryzacji usług publicznych.
Jak działają e-doręczenia?
System e-doręczeń opiera się na zaufanej infrastrukturze elektronicznej. W ramach tej usługi każdy użytkownik – osoba fizyczna, przedsiębiorca lub instytucja publiczna – otrzymuje adres do doręczeń elektronicznych. Adres ten jest unikalny i umożliwia przesyłanie oraz odbieranie dokumentów w sposób bezpieczny i z zachowaniem pełnej poufności.
Więcej o tym systemie możesz dowiedzieć się podczas kompleksowych szkoleń z e-doręczeń.
Kluczowe elementy działania e-doręczeń:
- Bezpieczeństwo – system wykorzystuje szyfrowanie i zaufane usługi cyfrowe, zapewniając ochronę danych.
- Potwierdzenie doręczenia – nadawca otrzymuje urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD), które jest równoważne potwierdzeniu odbioru przesyłki poleconej.
- Formalność – dokumenty przesyłane przez e-doręczenia mają taką samą moc prawną jak przesyłki tradycyjne.
- Centralny system rejestrowy – e-doręczenia działają w ramach rejestru publicznego, który umożliwia łatwe zarządzanie adresami użytkowników.
Kto ma obowiązek korzystania z e-doręczeń?
Obowiązek korzystania z e-doręczeń zostanie wprowadzony stopniowo, w zależności od rodzaju podmiotu. Poniżej przedstawiamy grupy, które muszą korzystać z tej usługi:
1. Instytucje publiczne
Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie organy administracji publicznej, sądy oraz jednostki budżetowe mają obowiązek korzystania z e-doręczeń. Dotyczy to m.in. ministerstw, urzędów gmin, powiatów oraz województw.
2. Przedsiębiorcy
- Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. – od 1 stycznia 2025 roku mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. – od 1 kwietnia 2025 roku będą zobowiązani do korzystania z e-doręczeń.
3. Osoby fizyczne
Osoby fizyczne nie mają obowiązku korzystania z e-doręczeń, ale mogą to zrobić dobrowolnie, szczególnie jeśli często kontaktują się z urzędami i chcą uprościć proces wymiany dokumentów.
Jakie korzyści wynikają z e-doręczeń?
E-doręczenia przynoszą wiele korzyści zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i dla przedsiębiorstw oraz instytucji publicznych.
1. Oszczędność czasu
Dokumenty dostarczane elektronicznie są dostępne natychmiast po ich wysłaniu, co eliminuje konieczność oczekiwania na przesyłkę pocztową.
2. Redukcja kosztów
Przesyłki elektroniczne są tańsze niż tradycyjne przesyłki polecone, co ma szczególne znaczenie dla firm i instytucji wysyłających dużą liczbę dokumentów.
3. Bezpieczeństwo
System e-doręczeń gwarantuje szyfrowanie przesyłanych danych oraz pewność, że dokumenty trafią do właściwego adresata.
4. Przejrzystość i archiwizacja
Wszystkie przesyłki są rejestrowane w centralnym systemie, co ułatwia archiwizację dokumentów oraz sprawdzanie statusu doręczeń.
5. Zgodność z przepisami
Korzystanie z e-doręczeń zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi dotyczącymi cyfryzacji korespondencji.
Jak założyć adres do e-doręczeń?
Założenie adresu do e-doręczeń jest proste i można je zrealizować w kilku krokach:
- Zarejestruj się w systemie e-doręczeń – za pomocą portalu gov.pl lub innego uprawnionego dostawcy usług.
- Zweryfikuj tożsamość – w procesie rejestracji wymagane jest potwierdzenie tożsamości, np. za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
- Otrzymaj adres do doręczeń – po zakończeniu rejestracji użytkownik otrzymuje unikalny adres, który będzie służył do odbierania i wysyłania dokumentów.
Dlaczego warto szkolić się w zakresie e-doręczeń?
Przedsiębiorcy i pracownicy administracji muszą być świadomi, jak korzystać z e-doręczeń w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami. Dynamicznie zmieniające się regulacje w zakresie cyfryzacji wymagają aktualnej wiedzy. Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia z e-doręczeń, które pomagają zrozumieć zasady funkcjonowania e-doręczeń, a także ich zastosowanie w codziennej pracy. Dzięki temu firmy i instytucje mogą uniknąć błędów oraz zwiększyć efektywność zarządzania korespondencją.
Podsumowanie
E-doręczenia to przyszłość komunikacji formalnej, która zapewnia szybkość, bezpieczeństwo i wygodę. Obowiązek korzystania z tej usługi obejmie szerokie grono przedsiębiorców oraz instytucji publicznych, dlatego warto już teraz przygotować się na te zmiany. Korzystanie z e-doręczeń nie tylko ułatwia wymianę dokumentów, ale także pozwala na spełnienie wymogów prawnych i optymalizację kosztów. Warto także zadbać o odpowiednie szkolenia z e-doręczeń, które pomogą skutecznie wdrożyć system w praktyce.
Artykuł promocyjny.
